Modèle Word · Édition de septembre 2026
Modèle de charte d’utilisation de l’IA en entreprise
Les règles à donner à vos équipes pour utiliser ChatGPT, Copilot et les autres outils d’IA sans risque : outils autorisés, données interdites, usages encadrés, vérification. Un modèle Word à personnaliser, avec le mode d’emploi pour le rendre opposable.
L’équipe TolipoMis à jour le 30 septembre 2026Word
Ce que contient le modèle
Un mode d’emploi, quatorze articles et deux annexes. Chaque information à remplir est entre crochets et en bleu : il suffit de les remplacer.
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Le mode d’emploi
Comment personnaliser le modèle, et comment rendre la charte opposable selon votre effectif : règlement intérieur, avis du CSE, inspection du travail, accusé de réception.
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Objet, définitions et principes
Qui est concerné (salariés, stagiaires, prestataires), quels outils, et les quatre principes : l’IA assiste et l’humain décide, l’utilisateur reste responsable, les données sont protégées, on ne trompe personne.
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Les outils autorisés
Le tableau à compléter (outil, compte, usages, niveau de données) et la procédure pour faire valider un nouvel outil, y compris une fonction d’IA ajoutée à un logiciel existant.
- 4
Les données : ce qu’on peut confier à l’IA
Quatre niveaux (public, interne, confidentiel, personnel), avec des exemples et la règle pour chacun.
- 5
Les usages autorisés, encadrés et interdits
De la rédaction d’un e-mail au tri de candidatures : ce qui est libre, ce qui passe par une validation, et ce qui est interdit, en cohérence avec l’IA Act.
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Vérifier, être transparent, protéger
La relecture de ce que produit l’IA, la transparence envers les clients et les équipes, la confidentialité, la sécurité des comptes et le signalement des incidents.
- 7
Formation, référent IA, contrôle et sanctions
La sensibilisation demandée par l’article 4 de l’IA Act, le rôle du référent, la clause facultative de contrôle des usages, les manquements et la révision annuelle.
- 8
Deux annexes prêtes à l’emploi
Le registre des outils d’IA de l’entreprise et l’accusé de réception à faire signer.
À quoi il sert
À fixer des règles claires avant qu’un incident ne le fasse à votre place. Dans la plupart des entreprises, les salariés utilisent déjà des outils d’IA, souvent sur des comptes personnels gratuits, sans savoir ce qu’ils ont le droit d’y saisir. Une charte répond à trois questions : quels outils, avec quelles données, pour quels usages.
Elle sert aussi de preuve : avec la trace des sessions de sensibilisation, elle montre que l’entreprise a pris les mesures que l’IA Act demande pour développer la maîtrise de l’IA de son personnel.
À qui il s’adresse
Au dirigeant de PME ou d’ETI et à ceux qui porteront la charte : DRH, DSI, DAF, DPO ou futur référent IA. Le mode d’emploi distingue les entreprises de moins et de plus de 50 salariés.
Le modèle couvre les usages courants de l’IA générative et des fonctions d’IA intégrées aux logiciels. Si vous utilisez l’IA pour recruter ou évaluer des salariés, faites relire la version finale par un avocat.
Le modèle de charte IA au format Word : 14 articles à personnaliser, le registre des outils et l’accusé de réception
Questions fréquentes
Une charte IA est-elle obligatoire en entreprise ?
Aucun texte n’impose une charte en tant que telle. Mais l’IA Act demande à toute entreprise qui utilise des outils d’IA de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de son personnel (article 4). Une charte qui fixe les règles, accompagnée d’une sensibilisation des équipes et de la trace de ce qui a été fait, est le moyen le plus simple de le démontrer. C’est aussi la première protection contre les fuites de données dans des outils grand public.
Comment rendre la charte opposable aux salariés ?
Une charte qui fixe des obligations générales et permanentes est une adjonction au règlement intérieur quand il existe (article L.1321-5 du code du travail). Elle suit alors sa procédure : avis du CSE, communication à l’inspection du travail, dépôt au greffe du conseil de prud’hommes, publicité, et entrée en vigueur au moins un mois après (articles L.1321-4 et R.1321-2). Le règlement intérieur est obligatoire à partir de 50 salariés. En dessous, la charte se diffuse à chaque salarié avec un accusé de réception signé ; le modèle en contient un.
Faut-il consulter le CSE avant de déployer des outils d’IA ?
À partir de 50 salariés, le CSE est consulté sur l’introduction de nouvelles technologies qui touchent les conditions de travail (article L.2312-8 du code du travail). Et si l’entreprise conserve ou contrôle l’historique d’utilisation des outils, les salariés doivent en être informés au préalable (article L.1222-4), dans le respect du RGPD.
Que contient le modèle ?
Un mode d’emploi, puis quatorze articles à personnaliser : objet, définitions, principes, outils autorisés, niveaux de données, usages autorisés, encadrés et interdits, vérification, transparence, confidentialité, sécurité et signalement, formation et référent IA, contrôle des usages, manquements, entrée en vigueur. Deux annexes complètent le document : le registre des outils d’IA et l’accusé de réception.
Le modèle est-il à jour de l’IA Act ?
Oui. Il intègre la nouvelle rédaction de l’article 4 issue du règlement Omnibus (UE) 2026/1744, l’interdiction de la reconnaissance des émotions au travail, les obligations de transparence applicables depuis le 2 août 2026 et l’encadrement des usages à haut risque comme le recrutement. Pour le détail des obligations, le guide IA Act de Tolipo les reprend une par une.
Pourquoi une adresse e-mail est-elle demandée ?
Pour vous envoyer le lien de téléchargement, valable 7 jours. Votre adresse sert aussi à vous parler de Tolipo, et vous pouvez vous y opposer à tout moment. Il n’y a pas de newsletter et vos coordonnées ne sont transmises à personne.
Information générale à destination des dirigeants, vérifiée le 30 septembre 2026. Elle ne remplace ni les textes officiels ni un conseil juridique sur une situation particulière.
Vous voulez déployer l’IA dans vos équipes, avec les bons outils ?
En 30 minutes, on regarde vos usages, les outils adaptés et ce qu’on peut automatiser. Chaque outil qu’on développe est qualifié au regard de l’IA Act avant d’être construit.