Guide et modèle · Métiers de bureau
Réussir son document unique
La méthode, la cotation, et un inventaire de départ des risques d'une entreprise de bureau. À adapter à votre réalité : c'est ce qui fait la différence entre un document valable et un document de façade.
L'équipe TolipoMis à jour le 21 septembre 202614 pages + classeur Excel
Ce que contient le guide
Sept parties, quatorze pages, plus le classeur. De quoi construire un document unique depuis le départ, ou reprendre un document existant devenu trop générique.
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Avant tout : ce que ce guide ne remplace pas
Un document rempli sans jamais être confronté au travail réel ne vaut rien. Ce qui fait la différence : parler aux personnes qui occupent les postes.
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Ce que la loi demande, et ce que ça coûte
Obligation dès le premier salarié, mise à jour annuelle à partir de 11, conservation 40 ans — et l'amende administrative instaurée en juin 2026.
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La méthode, en cinq étapes
Découper en unités de travail, lister les risques réels, coter, décider des mesures, faire vivre le document. Et qui associer à chaque étape.
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La cotation : gravité multipliée par fréquence
Deux échelles de 1 à 4, un score de 1 à 16, quatre niveaux. Sans hiérarchie, pas de priorité, donc pas de plan d'actions crédible.
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L'inventaire de départ, unité par unité
Bureaux, terrain et déplacements, accueil, télétravail, entretien — et les risques psychosociaux, les plus souvent oubliés des documents de bureau. Pour chacun : les situations à vérifier et les mesures qui fonctionnent.
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Le plan d'actions et la mise à jour
Une action sans responsable ni échéance n'existe pas. Quand mettre à jour, quelles versions conserver, qui peut demander le document.
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Les erreurs les plus fréquentes
Le document générique signé tel quel, l'absence de risques psychosociaux, les risques listés mais pas cotés, les versions écrasées.
À quoi il sert
À produire un document qui tienne devant un contrôle et, surtout, devant un accident. Le document unique n'est pas une formalité administrative : c'est la pièce qui décide, le jour d'un accident du travail, si l'employeur a évalué le risque ou l'a ignoré.
Le guide donne la méthode, la cotation et un inventaire de départ. Le classeur donne le support. Le travail qui reste — retirer ce qui ne vous concerne pas, ajouter ce qui vous est propre, coter avec les personnes concernées — est précisément celui qui fait la valeur du document.
À qui il s'adresse
Aux entreprises dont le travail se fait principalement au bureau, en clientèle ou à distance : cabinets, agences, conseil, organismes de formation, services. L'inventaire de départ décrit leurs risques réels, écran et déplacements compris.
Les activités industrielles, le bâtiment, la restauration, le soin et le transport appellent des risques spécifiques absents de cet inventaire : le guide le dit, et renvoie vers le service de prévention et de santé au travail, dont c'est le métier.
Le guide en PDF et le classeur Excel — unités de travail, inventaire des risques et plan d'actions
Questions fréquentes
Le document unique est-il obligatoire dans une petite entreprise ?
Oui, dès le premier salarié, sans seuil d'effectif (art. L.4121-3 et R.4121-1 du code du travail). La mise à jour est obligatoire lors de tout aménagement important, dès qu'une information nouvelle apparaît, et au moins une fois par an à partir de 11 salariés (art. R.4121-2).
Que risque une entreprise sans document unique ?
Depuis le 27 juin 2026, une amende administrative pouvant atteindre 4 000 € par salarié concerné, portée à 8 000 € en cas de récidive dans les deux ans, prononcée par la Dreets sur rapport de l'inspection du travail et sans passer par un juge (loi n° 2026-534 du 25 juin 2026). Et surtout : en cas d'accident du travail, l'absence de document unique rend la faute inexcusable de l'employeur quasi automatique, avec la majoration de la rente et l'indemnisation des préjudices à la charge de l'entreprise.
Peut-on utiliser un modèle tout fait ?
Comme point de départ, oui. Signé tel quel, non : un document qui ne cite ni vos locaux, ni vos postes réels, ni un risque propre à votre activité se repère immédiatement et prouve qu'aucune évaluation n'a eu lieu. Le guide donne la méthode et un inventaire de départ à retirer, compléter et coter — c'est ce travail-là qui fait la valeur du document.
Comment coter un risque ?
Avec deux échelles de 1 à 4 : la gravité (de la gêne passagère à l'invalidité) et la fréquence d'exposition (de quelques fois par an à tous les jours). Le produit des deux donne un score de 1 à 16 et un niveau : critique à partir de 12, élevé à partir de 6, modéré à partir de 3, faible en dessous. Une mesure de prévention est attendue sur tout risque élevé ou critique ; en exiger une sur chaque risque faible produit une liste que personne ne suit.
Combien de temps faut-il conserver le document unique ?
Quarante ans, dans toutes ses versions successives (art. R.4121-4). Un document unique ne s'écrase pas : chaque version se garde, parce qu'un salarié peut avoir à prouver son exposition des décennies plus tard. Un avis indiquant où le consulter doit être affiché, et le document est communicable aux salariés, aux anciens salariés, au CSE, au médecin du travail et à l'inspection du travail.
Que contient le fichier Excel ?
Trois onglets prêts à remplir : « Unités de travail » pour découper l'entreprise, « Inventaire de risques » avec les colonnes de cotation, et « Plan d'actions » avec responsable et échéance. Le guide PDF explique la méthode et fournit l'inventaire de départ à recopier.
Information générale à destination des employeurs, vérifiée le 21 septembre 2026 — elle ne remplace ni les textes officiels ni un conseil juridique sur une situation particulière.
Le document unique, versionné et rappelé.
Dans Tolipo, les unités de travail, les risques cotés et le plan d'actions vivent dans le module Conformité : versions figées et conservées, avis d'accès pour les salariés, rappel de la mise à jour annuelle.