Kit · Édition de septembre 2026
Le kit d'embauche
Tout ce qu'une embauche déclenche, dans l'ordre, selon le profil : salarié, alternant ou stagiaire. Avec les e-mails à envoyer et la fiche d'accueil sécurité à faire signer.
L'équipe TolipoMis à jour le 21 septembre 202616 pages
Ce que contient le kit
Sept parties, seize pages. De quoi dérouler une embauche sans rien oublier, et garder la trace de ce qui a été fait.
- 1
Pourquoi l'embauche est le moment le plus risqué
Tout se joue en quelques jours, et les preuves se constituent au moment où l'embauche a lieu, ou jamais.
- 2
La checklist, selon qui vous embauchez
Salarié, alternant, stagiaire : un tableau en trois colonnes qui dit, formalité par formalité, ce qui s'applique et ce qui ne s'applique pas.
- 3
Le calendrier de l'embauche
De la vérification du titre de séjour au premier entretien de parcours, chaque délai avec son article — dont les deux jours ouvrables pour remettre un CDD.
- 4
Les documents à remettre et les pièces à réunir
Ce qu'on donne au salarié le premier jour, ce qu'on lui demande — et ce qu'on n'a pas le droit de lui demander.
- 5
Les e-mails à envoyer
Annonce de l'embauche, envoi du contrat, affiliation à la mutuelle, informations du premier jour : rédigés, à compléter entre crochets.
- 6
La fiche d'accueil sécurité
Le modèle à faire signer, en sept points. Sans trace, l'employeur ne peut pas prouver qu'il a rempli son obligation de sécurité.
- 7
Les erreurs les plus fréquentes
Le contrat signé après l'arrivée, la déclaration faite le premier jour, la dispense de mutuelle accordée à l'oral, la période d'essai laissée filer.
À quoi il sert
À ne pas improviser au moment où l'improvisation coûte le plus cher. Une embauche enchaîne une dizaine de formalités en quelques jours, chacune avec son délai, et la plupart ne se rattrapent pas : un contrat remis en retard, une déclaration faite après la prise de poste ou un accueil sécurité non signé laissent une trace définitive au dossier.
Il sert aussi à traiter correctement les profils particuliers. Un alternant et un stagiaire ne déclenchent pas les mêmes obligations qu'un salarié, dans un sens comme dans l'autre : la checklist le dit ligne par ligne.
À qui il s'adresse
À l'entreprise qui embauche sans service RH dédié : le dirigeant qui recrute son premier salarié, la personne qui tient l'administratif, le manager qui prépare l'arrivée de quelqu'un dans son équipe.
Il se partage aussi avec le cabinet comptable, pour distinguer ce qu'il prend en charge — déclarations, paie — de ce qui reste à l'entreprise : contrat, registre, santé au travail, accueil.
Le kit complet en PDF — 16 pages : la checklist par profil, le calendrier des délais, les e-mails et la fiche d'accueil sécurité
Questions fréquentes
Quelles sont les formalités obligatoires lors d'une embauche ?
La déclaration préalable à l'embauche à l'URSSAF dans les 8 jours qui précèdent la prise de poste, un contrat écrit et signé avant la prise de poste pour tout CDD, temps partiel ou alternance, l'inscription au registre unique du personnel le jour de l'arrivée, la déclaration au service de prévention et de santé au travail, l'affiliation à la complémentaire santé collective, la formation à la sécurité au poste tracée, et la remise des documents d'accueil. La visite d'information et de prévention doit avoir lieu dans les 3 mois.
Les formalités sont-elles les mêmes pour un alternant ou un stagiaire ?
Non, et c'est la source d'erreur la plus fréquente. Un alternant est un salarié : déclaration préalable, visite médicale, mutuelle et registre s'appliquent, même s'il ne compte pas dans l'effectif pour les seuils. Son contrat prend la forme d'un Cerfa, à déposer auprès de l'OPCO. Un stagiaire n'a pas de contrat de travail : ni déclaration préalable ni visite médicale, mais une convention tripartite, une inscription dans la partie spécifique du registre, et la formation à la sécurité reste due.
Quand faut-il faire la déclaration préalable à l'embauche ?
Dans les 8 jours qui précèdent la prise de poste, sur urssaf.fr, et l'accusé de réception se conserve (art. L.1221-10). Une déclaration faite le premier jour est déjà tardive. Une embauche sans déclaration est présumée du travail dissimulé : redressement URSSAF, amende et sanctions pénales possibles.
Dans quel délai remettre le contrat de travail ?
Un CDD, un temps partiel ou un contrat d'alternance doivent être signés avant la prise de poste. Un CDD doit en outre être remis au salarié dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche (art. L.1242-13) : remis en retard, il vaut une indemnité d'un mois de salaire. Un CDD sans écrit est requalifié en CDI, et un temps partiel sans écrit est présumé à temps plein.
Que peut-on demander comme pièces à un nouveau salarié ?
Ce qui présente un lien direct et nécessaire avec l'emploi (art. L.1221-6) : pièce d'identité ou titre de séjour, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, et selon les cas justificatif de domicile, diplômes, habilitations ou permis. Ce qui sort de ce cadre ne se demande pas : situation familiale détaillée, état de santé, appartenance syndicale.
Information générale à destination des employeurs, vérifiée le 21 septembre 2026 — elle ne remplace ni les textes officiels ni un conseil juridique sur une situation particulière.
L'embauche, déroulée étape par étape.
Dans Tolipo, le parcours d'embauche s'adapte au profil, génère le contrat depuis la fiche du salarié, le fait signer, trace l'accueil sécurité et enchaîne sur les échéances suivantes.