Modèle · Édition de septembre 2026
Le registre unique du personnel
Le modèle conforme, les mentions que la loi exige, les règles de tenue et les erreurs qui coûtent une amende. Un guide pour comprendre, un classeur pour remplir.
L'équipe TolipoMis à jour le 21 septembre 202610 pages + classeur Excel
Ce que contient le guide
Six parties, dix pages, plus le classeur. Tout ce qu'il faut pour ouvrir un registre conforme aujourd'hui et le tenir dans le temps.
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Ce que la loi impose
Un registre par établissement, dans l'ordre des embauches, aux mentions indélébiles. Et la sanction : une amende de 4e classe par salarié concerné.
- 2
Qui doit y figurer
CDI, CDD, temps partiel, alternants, intérimaires mis à disposition, salariés détachés, stagiaires : le tableau des cas, avec la mention particulière à porter pour chacun.
- 3
Les mentions obligatoires
La liste exacte des colonnes attendues — et ce qui n'a rien à y faire : ni salaire, ni adresse, ni numéro de sécurité sociale.
- 4
Les deux modèles
Le registre des salariés et la partie spécifique aux stagiaires, avec un exemple de ligne complétée. Fournis aussi en classeur Excel, un onglet chacun.
- 5
Les règles de tenue
Support papier ou numérique, inscription au moment de l'embauche, rien qui s'efface, conservation 5 ans après le départ, qui peut le consulter.
- 6
Les cinq erreurs les plus fréquentes
La qualification laissée vide, les intérimaires oubliés, les stagiaires mélangés aux salariés, le registre reconstitué avant un contrôle, un seul registre pour deux sites.
À quoi il sert
À tenir un registre qui résiste à un contrôle. La difficulté n'est pas de créer le document : c'est de savoir qui doit y figurer, quelles colonnes sont réellement exigées, et ce qu'il ne faut surtout pas y mettre. Un registre trop pauvre expose à l'amende ; un registre qui recopie le dossier du salarié expose au manquement de minimisation des données.
Il sert aussi à éviter le réflexe qui coûte le plus cher : reconstituer le registre la veille d'un contrôle. Un document créé d'un coup se repère, et ne vaut rien.
À qui il s'adresse
À toute entreprise qui emploie au moins une personne, et particulièrement à celles qui viennent d'embaucher leur premier salarié : l'obligation existe dès ce moment, sans seuil d'effectif.
Il s'adresse à la personne qui tient l'administratif — dirigeant, office manager, assistant de direction — plutôt qu'au cabinet comptable : le registre est une obligation de l'entreprise, pas une pièce de paie.
Le guide en PDF et le classeur Excel — un onglet pour les salariés, un onglet pour les stagiaires
Questions fréquentes
Quelles mentions sont obligatoires dans le registre du personnel ?
Pour chaque salarié, dans l'ordre d'embauche : nom et prénoms, sexe, date de naissance, nationalité, emploi occupé, qualification, date d'entrée et date de sortie (art. L.1221-13 et D.1221-23). S'y ajoutent le type et le numéro d'autorisation de travail pour les salariés étrangers soumis à autorisation, et les mentions particulières « apprenti », « contrat de professionnalisation », « contrat à durée déterminée », « travailleur temporaire », « salarié à temps partiel » ou « mis à disposition par un groupement d'employeurs ».
Les intérimaires et les stagiaires doivent-ils y figurer ?
Oui pour les deux, mais différemment. L'intérimaire est inscrit par l'entreprise utilisatrice dans son propre registre, avec la mention « travailleur temporaire » et le nom et l'adresse de l'agence — l'agence tient le sien de son côté. Le stagiaire est inscrit dans une partie spécifique, distincte des salariés, avec l'objet du stage, les dates de début et de fin, le nom du tuteur et le lieu de présence.
Que risque un employeur qui ne tient pas de registre ?
Une amende de 4e classe, soit 750 € pour une personne physique et 3 750 € pour une société, appliquée par salarié concerné (art. R.1227-7). Sur un effectif de dix personnes, l'addition monte vite. Le registre est aussi le premier document demandé lors d'un contrôle de l'inspection du travail ou d'un contrôle du travail illégal : son absence se voit immédiatement.
Le registre peut-il être tenu sur un tableur ?
Oui. Le support est libre, papier ou numérique, à condition que les données soient conservées durablement et présentables immédiatement lors d'un contrôle. Un registre numérique qui vit sur l'ordinateur d'une personne absente ce jour-là n'est pas présentable : prévoyez un accès partagé.
Que contient le fichier Excel ?
Deux onglets prêts à remplir : « Modèle 1 - Salariés », avec toutes les colonnes exigées par la loi, et « Modèle 2 - Stagiaires », avec les mentions plus courtes attendues pour la partie spécifique. Le guide PDF explique quoi mettre dans chaque colonne et comment tenir le registre dans le temps.
Information générale à destination des employeurs, vérifiée le 21 septembre 2026 — elle ne remplace ni les textes officiels ni un conseil juridique sur une situation particulière.
Le registre, généré depuis vos dossiers.
Dans Tolipo, le registre se déduit des fiches salariés : mentions obligatoires remplies, ordre d'embauche respecté, sorties ajoutées sans rien effacer, imprimable à jour le jour où on vous le demande.