Guide · Automatisation
Pour automatiser les tâches répétitives d’une PME, commencez par les lister et les chiffrer, simplifiez le processus, puis choisissez l’outil le plus simple qui fonctionne : une fonction de vos logiciels, une plateforme sans code, de l’IA ou un outil sur mesure. Testez sur une seule tâche avant de déployer. Voici la méthode en six étapes, et les solutions adaptées aux tâches les plus courantes.
Thomas Celdran, fondateur de TolipoMis à jour le 27 octobre 20267 min de lecture
Demandez à chaque équipe ce qu’elle refait chaque semaine : recopier des informations d’un logiciel à l’autre, relancer, trier des e-mails, produire le même tableau, remplir les mêmes documents. Les tâches morcelées sont les plus sous- estimées : quelques minutes, plusieurs fois par jour.
Pour chaque tâche : combien de fois par semaine, combien de minutes, combien de personnes. Multipliez, puis appliquez le coût horaire. Notre calculateur de temps perdu le fait en trois minutes.
Avant d’automatiser, demandez-vous si chaque étape est utile. Une validation peut être regroupée, un fichier partagé peut remplacer cinq versions envoyées par e-mail. Une partie du gain vient souvent de cette simplification seule.
Commencez toujours par le plus simple : les fonctions d’automatisation de vos logiciels actuels, puis une plateforme sans code, puis l’IA quand il faut comprendre ou rédiger, et enfin un outil sur mesure quand votre façon de travailler est spécifique. Le tableau ci-dessous donne la solution type pour les tâches les plus courantes.
Choisissez une tâche dont le résultat est facile à vérifier, faites tourner l’automatisation quelques semaines avec la personne concernée, et mesurez le temps réellement gagné et les erreurs évitées.
Formez les utilisateurs, prévoyez des alertes si une étape échoue, documentez ce que fait l’automatisation, puis passez à la tâche suivante sur votre liste.
| Tâche | Solution type | Difficulté |
|---|---|---|
| Relancer devis et factures impayées | Automatisation du logiciel de facturation ou plateforme sans code | Faible |
| Recopier des données entre CRM, facturation et comptabilité | Synchronisation par plateforme sans code, ou intégration sur mesure | Faible à moyenne |
| Générer devis, contrats et comptes rendus | Modèles de documents remplis automatiquement | Faible |
| Lire et saisir factures, bons de commande ou CV | IA qui extrait les informations, avec validation humaine | Moyenne |
| Trier les e-mails et demandes entrantes | IA qui classe, résume et transmet à la bonne personne | Moyenne |
| Reconstruire un tableau de bord chaque mois | Tableau de bord connecté aux données, mis à jour seul | Moyenne |
| Faire valider des heures, des congés ou des achats | Circuit de validation en ligne, ou portail sur mesure | Moyenne |
Pour aller plus loin sur chaque type de solution : nos pages automatisation des processus, solutions IA et logiciels sur mesure.
Tolipo accompagne les PME et les ETI sur place à Lyon et à Paris, et à distance partout en France : nous repérons avec vos équipes les tâches à automatiser en premier, puis nous mettons en place la solution et formons ceux qui vont l’utiliser. Pour un exemple concret, essayez la démo du portail d’une agence d’intérim, qui supprime la ressaisie des relevés d’heures.
Notre méthode
Du premier échange à la prise en main par vos équipes, avec le même interlocuteur.
Nous définissons un plan d’action clair.
Nous validons le périmètre, le planning et le prix.
Nous construisons et testons la solution.
Nous livrons et formons vos équipes à son utilisation.
Projet complet
À partir de2 000 €HT
Diagnostic offert · paiement unique, sans abonnement
En option : maintenance prolongée, évolutions.
Réserver mon diagnostic gratuitDes scénarios types, représentatifs des projets que nous menons : essayez l’outil comme si vous l’utilisiez.
Relevés d’heures validés en ligne par les clients, documents des intérimaires envoyés depuis le téléphone, paie et facturation prêtes dès le lundi matin.
Il repère les opérations sans justificatif, relance les clients avec un lien simple, rapproche les pièces reçues et propose les écritures : le collaborateur vérifie et valide.
Pointage, tâches réalisées, mot aux familles et remplacements : chaque visite est suivie, et les heures sont prêtes à facturer.
Celles qui sont fréquentes, qui suivent des règles claires et dont le résultat est facile à vérifier : relances de devis et de factures, double saisie entre deux logiciels, génération de documents à partir de modèles, rappels d’échéances. Elles rapportent vite et le risque d’erreur est faible.
Non, pour beaucoup de tâches. Les automatisations intégrées à vos logiciels et les plateformes sans code comme Make, Zapier ou n8n permettent d’enchaîner des actions sans programmer. Un développement devient utile pour des intégrations sur mesure, des volumes importants ou des règles métier complexes.
Une automatisation applique des règles fixes : si tel événement, alors telle action. L’IA sait traiter ce qui ne rentre pas dans une règle : un e-mail rédigé librement, un document au format imprévu, une réponse à rédiger. Les meilleures solutions combinent les deux.
De quelques dizaines d’euros par mois pour une automatisation simple sur une plateforme sans code, à quelques milliers d’euros pour une automatisation sur mesure avec intégrations. Chez Tolipo, les projets démarrent à 2 000 € HT en paiement unique, formation comprise.
Cela dépend de la fréquence et de la durée des tâches. Le plus simple est de les chiffrer : notre calculateur de temps perdu estime en trois minutes le coût annuel de vos tâches répétitives et la part qu’un outil peut raisonnablement vous rendre.
En 30 minutes, nous repérons avec vous les tâches qui vous feraient gagner le plus de temps.
Sans engagement · 30 minutes · En visio
Vous échangez directement avec Thomas, fondateur de Tolipo.
