Logiciel sur mesure ou logiciel du marché : lequel coûte vraiment le moins cher ?

Le logiciel du marché : un abonnement par utilisateur

La plupart des logiciels de gestion sont vendus en SaaS : vous payez un abonnement mensuel par utilisateur, par exemple de 25 à 130 € par utilisateur et par mois pour un CRM selon La Fabrique du Net. S’y ajoutent souvent des frais de mise en route, de paramétrage et de formation, de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros.

Le coût d’entrée est faible et l’outil est disponible tout de suite. Mais la facture ne s’arrête jamais : elle grandit avec chaque collaborateur ajouté, et avec chaque hausse de tarif de l’éditeur.

Le logiciel sur mesure : un investissement qui s’amortit

Vous payez la conception une fois. Ensuite, il reste l’hébergement (à votre nom) et les évolutions que vous décidez de faire. Ajouter un utilisateur ne coûte rien. Chez Tolipo, les projets démarrent à 2 000 € HT en paiement unique, et la formation de vos équipes est comprise.

Prenons une PME de 20 utilisateurs qui hésite entre un logiciel du marché et un outil sur mesure pour gérer son activité. Hypothèses :

• Logiciel du marché : 40 € par utilisateur et par mois, 3 000 € de mise en route et de formation la première année. Deux scénarios : prix stable, ou hausse de 10 % par an.
• Outil sur mesure : un projet à 15 000 €, formation comprise, 50 € d’hébergement par mois et, par prudence, un budget d’évolutions de 15 % du prix du projet chaque année à partir de la deuxième.

Exemple illustratif, montants hors taxes. Les prix réels dépendent du logiciel et du projet.

Le logiciel du marché est moins cher la première année. Dès la deuxième, l’outil sur mesure passe devant, et l’écart se creuse chaque année : sur cinq ans, l’abonnement coûte près de deux fois plus, et plus de deux fois plus si les prix augmentent.

Le même calcul avec 5 utilisateurs

Avec 5 utilisateurs, l’abonnement revient à 15 000 € sur cinq ans à prix stable, et environ 17 650 € avec des hausses de 10 % par an : c’est moins que l’outil sur mesure de l’exemple. Le nombre d’utilisateurs et la durée d’utilisation font toute la différence. Faites le calcul avec vos propres chiffres avant de décider.

• La mise en route et la formation, souvent facturées à part. Pour un CRM, La Fabrique du Net les situe entre 500 et 20 000 € selon le format.
• Les hausses de tarif. Selon le rapport 2025 de Zylo, les éditeurs ont augmenté leurs prix d’environ 10 % en moyenne sur un an, et Gartner relevait fin 2025 des hausses de 10 à 20 % chez plusieurs grands éditeurs.
• Les formules supérieures : la fonctionnalité dont vous avez besoin est souvent dans l’offre du dessus, pour tous les utilisateurs.
• Les contournements : quand l’outil ne colle pas, les équipes reviennent aux tableurs et aux e-mails. Ce temps-là ne figure sur aucune facture.
• Le coût de sortie : changer de logiciel, c’est une reprise de données et une nouvelle formation.

Vos process, ou ceux du logiciel

Un logiciel standard est conçu pour la moyenne de ses clients : c’est à vos équipes de s’adapter à ses écrans, à ses étapes et à son vocabulaire. Un outil sur mesure fait l’inverse : il reprend votre façon de travailler, vos documents et vos règles.

Payer ce dont vous avez besoin

Avec un logiciel du marché, vous payez 100 % du prix, même si la moitié des fonctionnalités ne vous concerne pas. L’étude de Pendo sur l’usage des logiciels estimait que 80 % des fonctionnalités sont rarement ou jamais utilisées. Un outil sur mesure ne contient que ce qui vous sert, et reste plus simple à prendre en main.

Votre feuille de route, ou celle de l’éditeur

En abonnement, l’éditeur décide des nouveautés, des changements d’interface, des fonctionnalités supprimées et des prix. La fonction que vous attendez arrivera peut- être, un jour. Avec votre propre outil, c’est vous qui décidez quand et comment il évolue.

Propriété et dépendance

En SaaS, vos données sont chez l’éditeur et l’outil s’arrête si vous arrêtez de payer. Chez Tolipo, le code source vous est remis, l’outil est hébergé à votre nom et vous pouvez confier les évolutions à qui vous voulez.

Choisissez un logiciel du marché si…

• votre besoin est standard : comptabilité, paie, messagerie, signature ;
• la réglementation change souvent et l’éditeur la suit pour vous ;
• vous avez peu d’utilisateurs ;
• vous avez besoin d’un outil dès demain.

Choisissez le sur mesure si…

• votre façon de travailler est spécifique et les logiciels du marché la contournent ;
• vous payez beaucoup de licences pour une petite partie des fonctionnalités ;
• vos équipes jonglent entre plusieurs outils et ressaisissent les mêmes informations ;
• vous voulez maîtriser les évolutions et ne plus subir les hausses de prix.

Souvent, la meilleure réponse combine les deux : garder les logiciels du marché pour ce qui est standard et construire sur mesure ce qui fait votre spécificité, en le connectant à ces logiciels. C’est exactement ce que nous regardons pendant le diagnostic gratuit. Pour le détail des prix d’un projet, lisez combien coûte un logiciel sur mesure.

• Zylo, 2025 SaaS Management Index, cité par Le Monde Informatique, « Avec le prix des licences en hausse, les budgets SaaS s’emballent », 31 janvier 2025.
• Gartner, cité par Le Monde Informatique, « Les budgets IT sous pression des coûts du SaaS », 19 décembre 2025.
• Pendo, Feature Adoption Report, 2019.
• La Fabrique du Net, « Combien coûte un logiciel CRM ? ».